Kemungkinannya, jika anda menulis surat perniagaan, anda mempunyai sesuatu yang penting untuk dinyatakan, dan anda ingin memastikan anda menyampaikannya dengan berkesan. Format surat perniagaan memainkan peranan penting dalam komunikasi itu - ia menunjukkan kepada siapa anda menulis bahawa anda profesional dan boleh dipercayai. Begitu juga, mengakhiri surat perniagaan secara profesional dapat membantu anda membuktikan profesionalisme dan kredibiliti itu. Kerana akhir surat adalah bahagian terakhir yang akan dibaca oleh penerima, itulah yang paling segar dalam ingatannya. Walaupun anda mempunyai ucapan dan ucapan yang sangat profesional, penghujung yang tidak profesional dapat memberikan kesan negatif.
Perenggan Akhir
Dalam beberapa jenis surat perniagaan, seperti surat lamaran, ada format khusus yang harus diikuti untuk menutup huruf. Namun, sebagai prinsip umum, gunakan perenggan terakhir surat anda untuk menyelesaikan perniagaan anda, termasuk bagaimana anda ingin dihubungi atau barang apa yang perlu anda terima melalui surat. Sertakan juga akhiran yang sopan di mana anda mengucapkan terima kasih kepada penerima untuk meluangkan masa, mendoakan kejayaannya dengan usaha atau menyatakan bahawa anda akan senang untuk membincangkan lebih lanjut mengenai masalah ini melalui telefon.
Penutup
Penutupan surat anda adalah kata atau frasa yang anda taipkan di bahagian badan huruf; penutup selalu diikuti dengan koma. Bergantung pada jenis perniagaan yang dimaksudkan oleh surat atau hubungan anda dengan penerima, anda boleh memilih dari pelbagai ucapan profesional. "Ikhlas" dan "Salam" adalah dua pilihan yang hampir selamat. "Terima kasih," dengan hanya huruf pertama yang ditulis dengan huruf besar, adalah pilihan yang baik jika anda meminta sesuatu dalam surat, seperti mesyuarat atau kertas kerja. Walau bagaimanapun, boleh juga mengakhiri surat yang tidak diminta dengan "Terima kasih"; ini adalah cara untuk mengucapkan terima kasih kepada penerima kerana meluangkan masa.
Tandatangan
Selepas penutup anda, langkau tiga baris kosong sebelum tandatangan anda. Menandatangani komunikasi perniagaan anda dengan tangan menunjukkan kepada penerima bahawa anda telah meluangkan masa untuk menjadikan surat itu profesional. Ini juga menunjukkan bahawa anda telah memeriksa surat tersebut, kerana banyak surat perniagaan disiapkan oleh setiausaha. Walau bagaimanapun, anda mungkin tidak dapat menandatangani surat anda dalam semua keadaan. Sebagai contoh, banyak jabatan sumber manusia syarikat memerlukan surat kiriman dihantar melalui sistem elektronik. Dalam kes ini, jangan tinggalkan tiga baris kosong; taipkan nama anda sahaja.
Elemen Akhir
Selepas tandatangan anda muncul nama yang anda taip, diikuti dengan tajuk anda di baris seterusnya. Dalam beberapa kes, anda mungkin ingin memberikan alamat, alamat e-mel atau nombor telefon anda yang mengikuti tajuk anda pada akhir surat anda. Lakukan ini terutama dalam surat perniagaan yang sangat formal yang ditujukan kepada seseorang yang tidak anda kenal. Dengan cara ini, jika orang itu kehilangan sampul surat, dia masih dapat membalas surat anda. Akhirnya, setelah maklumat arah, langkau garis dan nyatakan sama ada terdapat lampiran. Sentiasa merujuk pada lampiran dalam badan artikel juga. Walau bagaimanapun, pada akhir surat, tulis "Lampiran:" (perhatikan titik dua) dan terangkan secara ringkas apa itu lampiran - misalnya, "Sambung semula."