Jaminan kualiti, atau kawalan kualiti, menilai dan mengubah prosedur organisasi untuk memastikan mereka memberikan hasil yang diinginkan. Pelan jaminan kualiti harus merangkumi struktur organisasi, perincian mengenai tanggungjawab setiap pekerja, dan kelayakan yang diperlukan oleh pekerja untuk memenuhi tanggungjawab tersebut.
Pelan QA juga menentukan keperluan untuk pembekal, dan bahan yang mereka hantar. Ini menentukan pengujian produk yang mencukupi, dan memberikan hasil ujian dan keluhan pelanggan untuk menyelesaikan masalah dan mendorong peningkatan di seluruh organisasi. Perniagaan kecil menggunakan jaminan kualiti untuk meningkatkan kecekapan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Carta Organisasi adalah Teras
Carta organisasi dengan penerangan pekerjaan terperinci adalah syarat asas jaminan kualiti. Untuk memasukkannya dalam rancangan jaminan kualiti anda, tulis deskripsi pekerjaan yang merangkumi kelayakan dan latihan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas yang ditentukan. Rancangan itu mesti merangkumi keperluan untuk dokumentasi mengenai latihan dan kelayakan sebenar orang yang memegang jawatan tersebut. Kedudukan orang yang bertanggungjawab untuk jaminan kualiti mesti merangkumi latihan yang diperlukan, dokumentasi bahawa pemegang jawatan itu mempunyai latihan dan jalan pelaporan secara langsung ke pengurusan atasan.
Pengesahan Kerja: Siapa Yang Melakukan Apa
Pelan jaminan kualiti anda bukan sahaja harus memperincikan siapa yang bertanggungjawab untuk melaksanakan tugas tertentu, tetapi juga harus menentukan siapa yang bertanggungjawab untuk memeriksa pekerjaan tersebut. Dalam perniagaan kecil, orang yang melakukan pekerjaan itu juga dapat memeriksanya, tetapi dia harus melakukan verifikasi sebagai tugas yang terpisah, sesuai dengan prosedur yang terpisah. Di organisasi yang lebih besar, pekerja di jabatan yang sama dapat memeriksa kerja masing-masing. Tetapi rancangan jaminan kualiti sering menetapkan bahawa, untuk tugas-tugas penting, pengesahan kerja mesti dilakukan oleh seseorang yang sangat berkelayakan dan mungkin merupakan bahagian dari jabatan jaminan kualiti yang berbeza.
Pembelian dan Penerimaan Bahan
Keperluan jaminan kualiti yang lain adalah bahawa bahan yang digunakan untuk pengeluaran mesti memenuhi spesifikasi untuk pembuatan produk dengan kualiti yang diinginkan. Pelan jaminan kualiti harus menentukan ciri-ciri bahan yang dibeli. Rencana ini memberikan tugas untuk mengesahkan bahan masuk dan memperincikan pemeriksaan yang diperlukan. Bahan yang tidak memenuhi syarat dikembalikan.
Menjamin Kelayakan Pembekal
Walaupun pemeriksa dapat mengesahkan kecukupan bahan asas, pengujian peralatan yang rumit semasa penerimaan tidak mungkin dilakukan. Sebaliknya, rancangan kawalan kualiti anda harus menentukan piawaian yang mesti dipenuhi oleh bakal pembekal sebelum mereka dapat membuat tawaran kontrak. Sebagai contoh, anda mungkin menentukan standard luaran seperti ISO 9000, atau menghendaki organisasi anda melakukan audit ke atas setiap pembekal yang berpotensi untuk memastikan bahawa prosedur yang dianggap penting untuk kejayaan rancangan kualiti telah dilaksanakan. Dalam mana-mana kes, rancangan kawalan kualiti harus mempunyai senarai pembekal yang berkelayakan.
Jaminan Maklum Balas Berkualiti
Walaupun rancangan jaminan kualiti berusaha untuk memastikan bahawa prosedur yang berlaku menghasilkan produk yang berkualiti, perusahaan memperoleh manfaat penuh dari inisiatif tersebut melalui mekanisme maklum balas. Pelan jaminan kualiti anda melaksanakan maklum balas melalui penyiasatan aduan pelanggan dan pembetulan masalah ketidakpatuhan. Tentukan bahawa orang yang bertanggungjawab untuk jaminan kualiti menerima salinan semua aduan pelanggan, kemudian memeriksa untuk melihat apakah itu adalah hasil dari ketidakpatuhan terhadap rancangan jaminan kualiti.
Secara dalaman, jika seseorang yang bertanggung jawab untuk tugas memperhatikan bahawa suatu proses tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku, dia harus mengeluarkan laporan ketidakpatuhan. Laporan ketidakpatuhan adalah maklum balas yang digunakan untuk mengesan masalah kualiti sejak asalnya.
Proses untuk Tindakan Pembetulan
Pelan tindakan pembetulan adalah kunci untuk menyelesaikan masalah kualiti dan menentukan cara menanganinya. Pelan jaminan kualiti anda mesti menyatakan bahawa orang yang bertanggungjawab untuk jaminan kualiti mengesahkan bagaimana ketidakpatuhan itu timbul ketika dia menerima laporan ketidakpatuhan atau membuat sendiri. Oleh kerana rancangan jaminan kualiti mendokumentasikan tanggungjawab untuk semua tugas dan tindakan, adalah mungkin untuk mengenal pasti orang yang bertanggungjawab atas ketidakpatuhan tersebut.
Dalam rancangan jaminan kualiti, anda mesti menentukan bahawa kumpulan berusaha mencari penyelesaian yang akan mencegah ketidakpatuhan berulang. Kumpulan itu harus merangkumi wakil dari jaminan kualiti, orang yang melakukan kerja dan orang yang memeriksanya. Fakta bahawa orang yang bertanggungjawab untuk jaminan kualiti melaporkan kepada pihak pengurusan atasan memastikan bahawa kumpulan tersebut mempunyai akses ke sumber yang diperlukan.
Kadang kala penyelesaiannya merangkumi penambahbaikan pada rancangan jaminan kualiti. Selalunya ia mengatasi jurang kawalan atau prosedur kualiti. Apabila syarikat menggunakan maklum balas sedemikian secara konsisten, hasilnya adalah peningkatan prestasi syarikat secara berterusan.