Kalendar Microsoft Outlook bukan sahaja membantu anda melacak tarikh, janji temu dan acara penting, fungsi perkongsiannya menjadikan banyak tugas di tempat kerja menjadi lebih mudah. Sekiranya fungsi perkongsian di Kalendar Outlook nampaknya tidak berfungsi dengan baik, ada beberapa perkara yang dapat anda lakukan untuk mengenal pasti masalah dan mendapatkan kembali jalan yang betul.
Mengapa Menggunakan Perkongsian Kalendar?
Perkongsian kalendar membantu tempat kerja berfungsi dengan lebih cekap. Rakan sekerja, penyelia dan bawahan semuanya mempunyai akses ke kalendar orang lain dan dapat menjadualkan temu janji, mesyuarat dan acara dengan lebih berkesan. Di pejabat dan tempat kerja di mana anggota kakitangan sering bepergian, jadual kerja yang fleksibel atau telecommute, kalendar boleh dibaca menjadi sangat penting sehingga semua orang memahami bila rakan mereka ada untuk urusan berkaitan dengan pekerjaan.
Bagaimana Kerja Berkongsi Kalendar?
Pekerja individu mempunyai kawalan ke atas kalendar mereka sendiri. Sekiranya pekerja memutuskan untuk berkongsi kalendarnya dengan orang lain, pekerja tersebut mesti secara khusus memberikan kebenaran dengan individu yang ingin mereka bagikan atau senarai pengedaran kenalan.
Berkongsi adalah proses yang mudah: Masuk ke folder kalendar, pilih "Kongsi Kalendar", kemudian pilih kalendar yang ingin anda kongsi. Dari pautan Kalendar Properties, klik "Tambah" dan anda akan diberikan senarai senarai kenalan dan pengedaran kenalan anda. Anda boleh memilih kenalan dan senarai yang diperlukan dan juga menunjukkan tahap kebenaran yang anda mahukan.
Contohnya, anda mungkin mahu kenalan anda hanya dapat melihat bahawa anda sibuk, atau anda mungkin ingin menunjukkan kepada mereka apa yang akan anda lakukan dan kapan.
Anda juga mempunyai pilihan untuk memberikan hak penyuntingan ke kalendar anda. Ini sangat berguna sekiranya anda mempunyai pembantu yang menguruskan jadual anda. Sebagai alternatif, ciri ini boleh digunakan oleh penyelia dan pengurus untuk memberikan tugas dan jadual kepada pekerja.
Amaran
Perhatikan tetapan privasi anda, terutamanya ketika menambahkan item baru ke kalendar anda. Pertimbangkan sama ada anda mahu semua orang dalam pasukan anda atau syarikat anda mengetahui dengan siapa anda bertemu pada siang hari. Keprihatinan lain adalah menjaga perkara-perkara peribadi. Walaupun anda boleh memilih untuk menambah perkara seperti janji temu perubatan dan percutian ke kalendar anda supaya anda dapat menjadualkan tanggungjawab kerja di sepanjang kehidupan peribadi anda dan memberitahu ahli pasukan tertentu di mana anda akan berada, mungkin juga ada risiko untuk berkongsi terlalu banyak maklumat dengan yang lain. Anda mempunyai pilihan untuk "mengunci privasi" perincian acara atau bahkan membuat kalendar yang berbeza jika kerahsiaan menjadi perhatian.
Perkongsian Kalendar Outlook Tidak Berfungsi
Malangnya, perkongsian Kalendar Outlook tidak selalu berfungsi seperti yang anda mahukan. Menurut Sokongan Microsoft Office, mungkin ada beberapa sebab mengapa anda tidak dapat berkongsi Kalendar Outlook anda:
- Anda cuba berkongsi dengan alamat e-mel di luar organisasi perniagaan anda.
- Anda cuba memberi kebenaran ke alamat e-mel yang tidak sah.
- Anda cuba memberi kebenaran kepada kumpulan Office365.
- Sekiranya anda melihat bahawa pilihan untuk berkongsi kalendar anda tidak tersedia (akan diserlahkan dengan warna kelabu), jabatan IT organisasi anda telah menyekat kebenaran untuk berkongsi kalendar. Ini mungkin kemalangan atau jabatan IT mungkin telah memutuskan untuk mengelakkan perkongsian kalendar sebagai langkah keselamatan.
Mengoptimumkan Perkongsian Kalendar Outlook
Terdapat beberapa cara untuk mengoptimumkan perkongsian kalendar di seluruh organisasi anda.
Buat kalendar yang berbeza: Jika anda prihatin dengan masalah privasi, namun tidak merasa selesa untuk menetapkan kebenaran yang berbeza untuk kumpulan atau individu yang berlainan, pertimbangkan untuk membuat kalendar yang berbeza. Salah satunya adalah untuk orang yang anda bekerjasama rapat, sementara yang lain boleh dilakukan untuk seluruh organisasi anda.
Buat kalendar kumpulan: Ini membolehkan anda melihat kalendar yang berbeza bersama-sama untuk perancangan yang lebih mudah.
Manfaatkan penunjukan zon waktu: Semasa membuat acara dalam kalendar bersama, jangan lupa untuk menunjukkan zon waktu. Ini adalah ciri yang sangat berguna jika perniagaan anda mempunyai pekerja jarak jauh yang tinggal dan bekerja di luar zon waktu anda.