Aliran tunai adalah bahagian penting dari perniagaan kecil, tetapi adalah bohong untuk mengatakan bahawa mendeposit cek bukanlah masalah. Perbankan mudah alih berjalan sejauh ini, dan bagi syarikat yang mengalami masalah, masa tidak lama. Bilakah anda benar-benar akan berkunjung ke bank, terutamanya apabila beberapa bank hanya dibuka pada waktu perniagaan tradisional? Di situlah perbankan lockbox masuk.
Sistem kunci dapat melancarkan proses penerimaan akaun. Walaupun undian utamanya adalah penyetoran cek dan pemprosesan pembayaran yang lebih cepat, terdapat banyak kelebihan sistem kotak kunci - dan beberapa kelemahan juga. Adakah kotak kunci bank merupakan langkah tepat untuk perniagaan kecil anda? Ini sangat bergantung pada jenis dan jumlah pembayaran yang diterima.
Apakah Perbankan Lockbox?
Perbankan Lockbox ditawarkan oleh bank untuk membantu menerima pembayaran pelanggan. Daripada menghantar pembayaran ke syarikat, pembayaran peti kunci dihantar ke kotak pejabat pos khas, di mana ia dikumpulkan dan disimpan secara langsung oleh bank. Setelah bank memproses pembayaran ini, mereka memasukkan dana ke dalam akaun bank syarikat, dan menyampaikan rekod kewangan ke akaun belum terima. Ringkasnya: Ini bertujuan untuk menyelaraskan proses pengumpulan dan pembayaran dengan memotong orang tengah.
Menurut bank BBVA, terdapat dua jenis sistem kotak lox:
- Kotak kunci runcit: ini biasanya digunakan oleh perniagaan yang mempunyai cek bernilai rendah yang biasanya dihantar terus dari pengguna dengan kupon pengiriman wang yang telah dicetak.
- Kotak kunci borong: Ini digunakan secara tradisional oleh syarikat B2B yang berurusan dengan pembayaran bernilai tinggi.
Kecuali jika anda berada di kawasan luar bandar, perkhidmatan ini semestinya tersedia secara meluas, dan bank bahkan mempunyai beberapa lokasi kotak kunci. Sekiranya perniagaan anda tidak termasuk dalam dua kategori yang disenaraikan di atas, banyak bank masih akan menawarkan penyelesaian khusus yang dapat memenuhi anda di suatu tempat. Selalu berbaloi untuk menanyakan dan melihat apa yang bank anda tawarkan kepada syarikat seperti syarikat anda.
Pro: Sistem Lockbox Mengurangkan Kesalahan Perakaunan
Mengaudit adalah mimpi buruk terburuk perniagaan kecil kerana tidak kira seberapa ketat rekod anda, selalu ada ruang untuk kesilapan. Pembayaran peti kunci mengurangkan kemungkinan ini dengan menyelaraskan proses pembayaran. Ia berfungsi seperti ini:
Setiap hari, bank membawa semua deposit PO Box ke pusat pemprosesannya. Di sana, ia dimasukkan ke dalam akaun bank perniagaan. Mereka juga mengimbas dokumen kiriman wang perniagaan sehingga maklumat pembayaran dicatat dengan selamat, lalu mengirimkan kemas kini keseluruhan secara langsung ke piutang. Semua rekod ini disandarkan, disimpan dengan selamat dan tersedia untuk akses yang mudah sekiranya anda perlu merujuknya nanti (atau, sekiranya anda diaudit dan entah bagaimana kehilangan salinan anda).
Selalu bijak untuk membuat sandaran rekod kewangan anda, tetapi salah satu kelebihan utama sistem kunci adalah bank akan melakukan ini untuk anda. Ia bebas tekanan, dan juga mengurangkan kemungkinan kesilapan penerimaan akaun di lejar umum anda kerana bank mengendalikan semua deposit. Anda tidak bergantung pada orang yang duduk di pejabat yang memadankan setiap pembayaran dengan invoisnya dan memasukkan semua perkara dalam sistem perakaunan anda secara manual.
Con: Kos Perkhidmatan Lockbox
Perkhidmatan Lockbox berpotensi menjimatkan wang perniagaan dengan kos pentadbiran dan perakaunan dalaman, tetapi itu benar-benar bergantung pada berapa banyak masa yang biasanya digunakan oleh perniagaan anda untuk menjalankan tugas yang boleh diterima. Bagi banyak perniagaan kecil, kos perkhidmatan peti kunci sebenarnya tidak dibenarkan, terutamanya jika anda bukan syarikat yang sangat bergantung pada pembayaran melalui pos.
Menurut Paychex, salah satu keburukan terbesar untuk sistem kunci adalah kos yang terlalu tinggi. Kotak kunci bank dilengkapi dengan bayaran bulanan dan caj tambahan bagi setiap deposit cek, pencitraan cek, dan pengendalian barang-barang yang tidak biasa (fikirkan: jika pelanggan anda mengirimi anda surat beserta cek). Sekiranya perniagaan menerima sebahagian besar pembayarannya melalui wang tunai, kad kredit atau cara digital yang lain, kotak kunci bank mungkin berharga lebih tinggi daripada nilainya.
Pro: Sistem Lockbox Membolehkan Akses Lebih Cepat Ke Pembayaran
Salah satu kelebihan utama sistem kunci adalah kelajuan. Ia mempercepat proses pembayaran pada setiap masa. Menurut Dean Cusumano, eksekutif akaun kanan di Agilis System yang pakar dalam meningkatkan kecekapan perniagaan, bank mempunyai kod ZIP khas yang mereka gunakan untuk pembayaran kotak kunci untuk melacak penghantarannya dengan cepat melalui sistem pos. Bank juga mempunyai kemampuan untuk memproses pembayaran ini di luar waktu bank tradisional, yang bermaksud anda tidak terikat dengan had tradisional perbankan runcit.
Di samping itu, bank memeriksa peti kunci mereka untuk pembayaran beberapa kali sehari, yang bermaksud bahawa cek biasanya dimasukkan ke dalam akaun bank perniagaan pada hari yang sama dengan penerimaannya. Ini sangat penting bagi perniagaan yang mungkin tidak mempunyai banyak wang tunai atau beroperasi dengan margin tipis yang sangat bergantung pada pembayaran individu setiap pelanggan.
Con: Perkhidmatan Lockbox Memerlukan Latihan
Sekiranya perniagaan anda cukup kecil sehingga anda membuat piutang sendiri dan bukannya menggaji profesional, akan ada keluk pembelajaran. Perkara yang sama berlaku untuk perkhidmatan peti kunci. Mereka memerlukan latihan. Anda harus belajar bagaimana menggunakan sistem dalam talian bank untuk memuat turun penyata dalam format yang sesuai dengan sistem perakaunan dalam talian anda.
Secara keseluruhan, kotak kunci memerlukan sedikit masa untuk membiasakan diri, tetapi secara amnya, kotak kunci akan menjimatkan masa anda dalam jangka masa panjang jika anda mendedikasikan beberapa jam di muka.
Pro: Sistem Kotak Kunci Sangat Selamat
Kotak kunci bank adalah pilihan terbaik untuk meningkatkan keselamatan sekitar pembayaran. Secara amnya, perniagaan kecil tidak paling selamat - terutamanya jika cek dihantar ke peti mel etalase dan disimpan di pejabat sehingga mereka disetor di bank. Sebenarnya, kotak PO jauh lebih selamat daripada peti mel pinggir jalan rata-rata anda, dan anda tidak perlu bimbang cek hilang dari pejabat anda (walaupun mereka tidak sengaja disetempat) semasa bank mengendalikan semuanya.
Con: Perkhidmatan Mungkin Mempunyai Masalah Di Kawasan Luar Bandar
Kotak kunci bank adalah pilihan hebat dan berkesan jika anda bekerja dengan bank yang mempunyai banyak cawangan di seluruh negara. Dengan cara ini, mereka dapat mengatur beberapa kotak kunci di dekat setiap cawangan untuk menangani pembayaran dari pelanggan tempatan dan bukannya membuang masa untuk mengirim pembayaran ke pusat pusat. Ini jauh lebih cekap jika anda menjalankan perniagaan luar bandar dengan bank tempatan.
Sistem peti kunci di kawasan luar bandar sering kali tidak mempunyai kecekapan yang sama dengan sistem metropolitan atau pinggir bandar kerana kadangkala mereka tidak mempunyai automasi yang sama. Pembayaran mungkin dimasukkan secara manual, yang menyebabkan proses tersebut mengalami jenis kesalahan yang sama seperti yang anda alami jika anda membuat akaun yang dapat diterima sendiri. Sering kali, ini adalah baki cek yang salah dimasukkan ke dalam akaun syarikat, yang pasti akan mengejutkan pelanggan.
Kesimpulan: Lakukan Ketekunan Anda
Tidak semua perkhidmatan kotak kunci sama. Sebilangannya mungkin lebih mahal daripada yang lain, tetapi jika anda kerap bekerja dengan bank atau cawangan tertentu, mereka mungkin dapat membuat perjanjian. Tidak ada dua bank yang mempunyai kos yang sama atau perkhidmatan yang sama, dan prosesnya dapat disesuaikan dengan keperluan khusus anda, jadi penting untuk berbelanja dan berbicara dengan profesional perbankan sebelum anda memutuskan apakah perbankan kunci sesuai untuk perniagaan anda.