Pertanyaan perniagaan boleh disamakan dengan langkah pertama dari hubungan perniagaan ke perniagaan. Biasanya, anda menulis surat pertanyaan sebagai tindak balas kepada jangkauan penjualan atau kempen pengiklanan oleh syarikat yang tidak anda kenali. Anda menulis untuk mengetahui lebih lanjut mengenai perkhidmatan, produk atau perusahaan yang anda pertimbangkan untuk menggunakan, beli atau buat hubungan dengannya. Surat pertanyaan hendaklah ringkas dan tepat. Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan maklumat yang lebih terperinci daripada yang disertakan dalam bahan penjualan asal.
1
Taipkan tarikh surat. Tarikh itu berguna sekiranya anda perlu merujuk kepada pertanyaan dalam komunikasi masa depan.
2
Taipkan alamat syarikat. Sekiranya bahan penjualan awal termasuk nama kenalan yang sesuai, taipkan nama tersebut di atas nama syarikat. Sekiranya hanya tajuk atau jabatan yang dirujuk, ketikkan data tersebut pada baris yang berasingan di akhir alamat. Mulakan garis yang terpisah dengan singkatan "Attn :." Contohnya ialah "Attn: Vice President, Business Services."
3
Gunakan ucapan yang sesuai. Sekiranya bahan penjualan yang anda terima mempunyai nada ramah dan tidak menyenangkan, anda mungkin menggunakan nama pertama orang yang dihubungi. Jika tidak, alamatkan hubungan dengan Encik atau Cik, diikuti dengan nama belakang.
4
Nyatakan permintaan anda secara ringkas. Sekiranya anda mahukan katalog atau senarai harga, cukup sebutkan. Sebagai contoh, "Saya menulis untuk meminta katalog produk sebagai tindak balas kepada surat penjualan baru-baru ini." Sekiranya anda merasa luas, anda dapat memasukkan garis besar tentang fungsi perusahaan anda, seperti "Syarikat saya menggunakan widget dalam pembuatan bingkai widget."
5
Tutup dengan garis penanda standard dan garis tanda bercetak. "Ikhlas" dan "Sangat benar-benar milik anda" adalah penutup yang biasa dan sesuai. Sertakan tajuk anda di bawah garis tandatangan.