Dalam persekitaran perniagaan, adalah biasa bagi pekerja untuk bekerjasama dalam kumpulan kecil, pasukan dan jabatan untuk menyelesaikan tugas perniagaan tertentu. Untuk bekerja dengan berkesan antara satu sama lain, penting bagi setiap individu untuk mempunyai kemahiran komunikasi kumpulan yang kuat. Sekiranya tidak, pekerja anda boleh menyebabkan salah faham, memulakan konflik yang tidak perlu dan memperlambat kecekapan organisasi anda. Ketahui cara mempermudah komunikasi kumpulan yang berkesan dapat membantu pekerja anda bekerjasama dengan lebih baik.
Fahami Komunikasi Berkumpulan di Tempat Kerja
Terdapat banyak kumpulan yang berbeza di tempat kerja. Ini boleh merangkumi pasukan penjualan yang berusaha untuk menyelesaikan tugas berfungsi menjual produk. Ini juga boleh merangkumi jawatankuasa kelab sosial yang terdiri daripada mereka yang menawarkan masa untuk merancang acara yang menyeronokkan untuk kakitangan. Biasanya, kumpulan didefinisikan mempunyai antara lima hingga 20 orang, walaupun ukurannya boleh berbeza-beza berdasarkan organisasi anda. Faktor penentu kumpulan di tempat kerja ialah mereka perlu bekerjasama untuk mencapai objektif tertentu bersama-sama.
Komunikasi adalah tindakan menghantar dan menerima mesej. Dalam pengaturan individu, ada satu pengirim mesej dan satu penerima mesej. Dalam dinamik kumpulan, bagaimanapun, perubahan ini - yang boleh menyebabkan komplikasi dan salah faham. Terdapat beberapa pengirim mesej dan beberapa penerima mesej, dan ini semua boleh berlaku secara serentak. Sekiranya semua individu dalam kumpulan tidak memahami mesej seperti yang dimaksudkan, itu boleh menimbulkan masalah di tempat kerja.
Tujuan komunikasi kumpulan adalah untuk bertukar maklumat untuk membuat keputusan, menyelesaikan kekeliruan, membangun hubungan dan mendekati mencapai tujuan perniagaan. Walau bagaimanapun, komunikasi berkumpulan juga mempunyai kesan terhadap bagaimana individu dalam kumpulan saling memperlakukan dan merasa satu sama lain. Ini memberitahu sama ada mereka termotivasi untuk memenuhi matlamat kumpulan mereka.
Gunakan Strategi Komunikasi Berkumpulan untuk Meningkatkan Perniagaan
Memahami bagaimana komunikasi kumpulan berfungsi dapat membantu perniagaan meningkatkan proses komunikasi dan protokol mereka sendiri untuk pekerja. Ini dapat membolehkan pekerja:
- Kompromi mengenai topik polarisasi;
- Menjelaskan pelbagai masalah kepada rakan sekerja;
- Mempengaruhi keputusan perniagaan utama;
- Ajar rakan sekerja bagaimana bekerjasama antara satu sama lain;
- Pimpin rakan sekerja untuk membuat rancangan dan strategi untuk mencapai matlamat perniagaan;
- Bina persahabatan dan persahabatan dengan pekerja lain; dan
- Menyelesaikan konflik tanpa gangguan pihak pengurusan.
Kunci untuk meningkatkan komunikasi kumpulan di tempat kerja adalah dengan membina proses dan dasar di sekitar amalan terbaik komunikasi. Dengan memberikan panduan dan matlamat aspirasi kepada pekerja, perniagaan dapat mendorong pekerja untuk mengerjakan kemahiran komunikasi mereka sendiri. Penting bagi majikan untuk mempromosikan faedah komunikasi yang berkesan, sehingga pekerja mereka memahami bahawa meningkatkan kemahiran ini akan meningkatkan prestasi mereka di tempat kerja - dan dalam kehidupan.
Mengkaji Gaya Komunikasi Berbeza Dalam Kumpulan
Salah satu cabaran komunikasi kumpulan adalah kumpulan terdiri daripada orang yang berbeza yang mungkin mempunyai gaya komunikasi yang berbeza. Cara orang berkomunikasi mempengaruhi cara mereka menghantar dan menerima mesej. Sekiranya terdapat pelbagai gaya komunikasi yang berbeza dalam satu kumpulan, ada kemungkinan besar kemungkinan mesej itu hilang.
Terdapat pelbagai cara untuk mengkategorikan gaya komunikasi. Ujian keperibadian seperti Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) dapat digunakan untuk menilai gaya komunikasi, begitu juga penilaian DiSC. Menurut DiSC, gaya komunikasi dapat dikategorikan kepada empat kategori yang berbeza:
- Dominan: Komunikator ini berdasarkan hasil dan fokus untuk mencapai matlamat perniagaan. Mereka yakin dan tidak takut menghadapi cabaran. Namun, mereka mungkin bercakap secara terang-terangan.
- Influencer: Komunikator ini tertumpu pada membina hubungan dan meyakinkan orang lain. Mereka berkembang dengan kerjasama dan sangat optimis dan bersemangat.
- Mantap: Komunikator ini suka bekerjasama dengan orang lain dan sangat ikhlas. Mereka mempunyai pendekatan yang tenang dan tidak suka terburu-buru dalam proses mereka.
- Teliti: Komunikator ini menilai kualiti, ketepatan dan kepakaran. Mereka mementingkan perincian dan tidak suka salah. Mereka suka bekerja sendiri.
Dengan menganalisis gaya komunikasi yang berbeza dalam kumpulan tempat kerja anda, anda dapat memperoleh lebih banyak gambaran tentang bagaimana individu itu suka berkomunikasi dan ciri watak apa yang mereka bagikan.
Gunakan Saluran Komunikasi yang Betul
Komunikasi berkumpulan berlaku dalam pelbagai bentuk. Penting bagi pekerja anda untuk mengetahui saluran mana yang akan digunakan untuk jenis mesej yang ingin mereka hantar. Menggunakan saluran komunikasi yang salah boleh menyebabkan salah faham dan melambatkan kecekapan kumpulan. Saluran komunikasi kumpulan merangkumi:
- Mesyuarat pasukan rasmi;
- Perhimpunan kumpulan tidak rasmi;
- Panggilan persidangan;
- E-mel kumpulan;
- Sembang pesanan langsung kumpulan;
- Senarai tugas pengurusan projek; dan
- Memo berasaskan kertas.
Sekiranya ahli kumpulan ingin menghantar mesej penting mengenai tarikh akhir yang akan datang, dia boleh menghantar mesej melalui sembang pesanan segera kumpulan. Namun, jika kumpulan itu membincangkan perkara lain dalam sembang, mesej tarikh akhir yang penting itu mungkin hilang. Begitu juga, kumpulan boleh memilih untuk mengadakan mesyuarat mengenai masalah yang dapat diselesaikan dengan mudah melalui e-mel. Ini dapat mengurangkan kecekapannya. Itulah sebabnya penting bagi setiap individu kumpulan untuk memahami saluran mana yang akan digunakan untuk setiap mesej.
Diagnosis Halangan untuk Berkomunikasi dalam Kumpulan Berkesan
Untuk meningkatkan komunikasi kumpulan untuk pasukan anda, sangat penting untuk memahami penyebab utama masalah. Terdapat beberapa halangan yang berbeza untuk komunikasi kumpulan, termasuk:
- Halangan fizikal: Jarak fizikal antara ahli pasukan boleh menyukarkan komunikasi. Sekiranya ahli kumpulan bekerja di pelbagai tingkat perniagaan, mereka mungkin tidak dapat sering bercakap antara satu sama lain. Pintu pejabat yang tertutup, dinding bilik tinggi dan sambungan telefon yang buruk juga boleh menyebabkan masalah.
- Halangan persepsi: Cara setiap ahli kumpulan melihat dunia mempengaruhi cara mereka memahami mesej. Seseorang yang terlalu pesimis akan memahami mesej tarikh akhir yang berbeza daripada orang yang terlalu optimis.
- Halangan emosi: Keadaan emosi anggota kumpulan individu mempengaruhi cara dia menghantar dan menerima mesej. Perasaan ketakutan, kerentanan, ketidakpercayaan, kebahagiaan, kemarahan dan kegembiraan, misalnya, dapat mengubah komunikasi.
- Halangan interpersonal: Persepsi peribadi seseorang terhadap diri mereka boleh mempengaruhi cara mereka berinteraksi dengan kumpulan mereka. Pertimbangkan bagaimana seseorang yang terlalu yakin bercakap berbanding dengan seseorang yang tidak mempunyai harga diri.
- Halangan budaya: Budaya mempengaruhi tingkah laku dan komunikasi. Sebagai contoh, dalam beberapa budaya, dianggap tidak wajar melakukan hubungan mata dengan orang yang berlainan jantina, sementara itu adalah perkara biasa pada budaya lain.
- Halangan bahasa: Sekiranya ahli kumpulan tidak semua menggunakan bahasa yang sama, ini boleh menyebabkan masalah terjemahan. Bahasa juga boleh merujuk kepada istilah khusus industri, yang boleh menyebabkan kekeliruan.
Dengan mendiagnosis masalah utama yang mempengaruhi komunikasi kumpulan, adalah mungkin untuk mengembangkan penyelesaian untuk masalah tersebut. Contohnya, jika ahli kumpulan duduk di seberang perniagaan, mereka mungkin cenderung untuk berkomunikasi secara peribadi. Penyelesaian yang mudah adalah dengan menggerakkan meja mereka lebih dekat sehingga mereka dapat bekerjasama dengan lebih baik.
Wujudkan Budaya Komunikasi Terbuka
Budaya di tempat kerja memberi kesan yang besar terhadap cara pekerja berkomunikasi. Sekiranya budaya organisasi tidak mendorong berkongsi maklumat secara terbuka, pekerja mungkin cenderung untuk tidak berkomunikasi dengan baik dengan kumpulan mereka. Sebagai contoh, jika pasukan pengurusan tidak berkongsi matlamat perniagaan baru dengan pekerja barisan depan, pekerja tersebut mungkin merasakan bahawa komunikasi tidak dihargai oleh syarikat.
Sebaliknya, jika organisasi mempromosikan komunikasi yang jelas dan jujur, para pekerja mungkin merasa diberi kuasa untuk berkongsi idea dan bersikap terbuka dengan kumpulan mereka. Budaya organisasi berkaitan secara langsung dengan bagaimana tingkah laku pemimpin perniagaan. Sekiranya mereka mempunyai dasar terbuka dan berbicara secara terang-terangan dengan pekerja, ini dapat meningkatkan kemahiran komunikasi seluruh kumpulan. Sejauh mana untuk memasukkan komunikasi yang berkesan dalam nilai teras perniagaan menunjukkan kepada pekerja betapa pentingnya kemahiran itu.
Memberi Latihan Komunikasi Berkesan kepada Pekerja
Tidak semua orang dilahirkan sebagai komunikator yang berkesan, dan tidak semua orang berkomunikasi dengan cara yang sama. Akibatnya, penting bagi pengusaha untuk mengetahui kapan latihan diperlukan untuk pekerjanya untuk meningkatkan kemahiran komunikasi.
Latihan komunikasi boleh memfokuskan pada elemen komunikasi tertentu, seperti penyelesaian konflik, kemahiran berbicara di depan umum atau perundingan. Hal ini juga berkaitan dengan saluran komunikasi tertentu, seperti menulis e-mel dan laporan yang berkesan, atau bagaimana menjalankan pertemuan yang produktif.
Sekiranya kumpulan kerja mempunyai perjumpaan yang tidak cekap yang memakan masa terlalu lama dan tidak menyelesaikan tugas, belajar bagaimana menjalankan dan mengambil bahagian dalam perjumpaan yang berjaya dapat membantu pasukan untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan lebih baik dan melakukan tugas dengan lebih berkesan di tempat mereka.
Jelaskan Peranan dan Tanggungjawab Individu
Dalam dinamika kumpulan, peranan dan tanggungjawab setiap ahli pasukan dapat menimbulkan masalah komunikasi. Setiap ahli kumpulan harus mempunyai pemahaman yang jelas mengenai tugas utama mereka dalam pengaturan kumpulan dan apa yang mereka harus laksanakan. Mereka harus tahu apa yang diharapkan dari mereka dari segi hasil dan tingkah laku. Ini termasuk tugas mereka sehari-hari, tujuan menyeluruh dan penyelarasan dengan matlamat syarikat. Selain itu, mengetahui peranan mereka membantu pekerja memahami hierarki kumpulan juga.
Penting bagi ketua kumpulan atau pengurus untuk memastikan bahawa semua orang menyedari peranan dan tanggungjawab mereka, dan semua itu saling melengkapi. Sekiranya keutamaan anggota individu tidak selaras, itu boleh menyebabkan konflik dan salah faham.
Tekankan Kepentingan Kerja Berpasukan
Majikan perlu memberi tumpuan untuk memastikan pekerja mereka sedar bahawa mereka mengerjakan tugas bersama . Kejayaan satu individu pekerja tidak melebihi kejayaan pasukan. Apabila pekerja memahami arahan perniagaan untuk bekerjasama, mereka akan termotivasi untuk membantu ahli kumpulan yang lain berjaya. Mereka dapat melakukan ini dengan berkomunikasi dengan lebih berkesan semasa kerjasama pasukan, perundingan dan penyelesaian konflik.
Untuk berkomunikasi dengan baik antara satu sama lain, perniagaan perlu memberi peluang kepada pekerja untuk saling mengenali dengan lebih baik. Dengan membuat infrastruktur di mana pekerja boleh berbual antara satu sama lain di luar tetapan tugas utama mereka, mereka membolehkan pekerja memahami satu sama lain secara peribadi . Mempunyai ruang makan tengah hari di mana pekerja dapat berkumpul untuk makan bersama atau menyediakan meja bola sepak di lorong memberi peluang kepada pekerja untuk bercakap secara tidak rasmi.
Memimpin melalui teladan
Sekiranya perniagaan mahu pekerjanya berkomunikasi dengan baik dalam kumpulan, pengurus harus memimpin dengan contoh. Pekerja ingin melihat pengurus mereka mengikuti jangkaan yang sama seperti yang diberitahu untuk diikuti. Sebagai contoh, jika anda mahu pekerja anda berkompromi dalam memolarisasi pandangan dalam kumpulan, maka anda harus dapat melakukan perkara yang sama.
Ambil Pemilikan Kesalahan
Semasa bekerja dalam suasana kumpulan, kesalahan pasti akan berlaku. Penting untuk pekerja mengetahui bahawa satu kesalahan tidak bererti mereka telah gagal sepenuhnya. Pekerja mungkin merasa malu, malu atau kecewa dengan kesalahan mereka dan mungkin tidak dapat berkomunikasi dengan anggota kumpulan yang lain mengenai apa yang mereka lakukan. Namun, jika budaya tempat kerja menyokong pemilikan kesalahan, pekerja akan dapat menjelaskan keadaannya kepada kumpulan mereka dan kemudian bekerjasama untuk mencari jalan penyelesaian.